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送別会案内メールの例文まとめ!転勤や定年、結婚の場合はこちら!


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こんにちは!

春異動送別会

春は異動の時期であり、送別会のシーズンでもありますね!

送別会にはこれまでお世話になった退職や異動などで職場を離れる方々に、日頃の感謝の気持ちを伝える会です。新しい環境で今後も活躍されることを祈り激励する会にしたいですね。

送別会は送る側と送られる側の両方に案内を出します。最近ではメールで送別会の案内を行うことも多くなりました。

  • 送別会の案内メールはどうやって出せばいいのだろう?
  • 送別会の案内メールはどんなことに気をつけたらいいのだろう?
  • 敬語や敬称の使い方はどうすればいいのだろう?

考えれば考える程いろんな疑問が湧いてきますね。そんなあなたのために今日は送別会の案内メールで困らないために押えておくべきポイント例文を紹介します!

送別会の案内メールで確認すべき点

チェック確認項目

送別会の案内メールには、3つの目的があります。

  • 通知(送る側)
  • 招待(送られる側)
  • 出欠の確認(全員)

どれが抜けても意味のない案内メールになってしまいますので注意しましょう。

通知(送る側)

送別会の案内メールは参加者に内容、主催者、日時、場所、費用について、お知らせすることが一番初めの目的です。これらの情報は文章で書かずに項目ごとに分けて箇条書きにしたほうがひと目でわかり易い内容になります。

様々な立場の人にメールを送るので言葉遣いに困ることがあると思います。ここで一番間違いない方法はひとりずつ送る方法ですが、そんな非効率なことをしていては上司に叱られます。

全員に一斉送信するのではなく、立場ごとにグループ分けをして一斉送信しましょう。こうすることで敬語などの言葉遣いを使い分けることができそれぞれの立場の人にあった言葉遣いができます。

場所について

開場の名前だけだと分かりづらいので住所も一緒に書くようにしましょう。また、グーグルマップなどの地図のURLを貼っておくと、スマホで確認するひとが多いのでわざわざ検索せずにすぐに地図を表示できます。道案内の機能も付いているので場所がわからなくて困る人も少なくなるし、職場や現在地からどれくらいの時間があれば会場まで行けるのかも確認できるのでとても便利ですね。

費用について

費用についてはお花代などを含む場合には、その旨を明記しましょう。食事代が異常に高くて「何この値段!?」となる人や、逆に「お花代はあとから徴収されるのかな・・・?」と気になる人が出てくるはずです。

出欠確認・問合せ先(担当者)

出欠確認が必要ですので必ず問い合わせ先を明記しましょう。メールでそれぞれもらった出欠情報をエクセルにまとめたり名簿を作ったりするのは少し手間や漏れがあったりしますよね。

そこで、少しカジュアルなものが許されるのなら出欠確認をする便利なサービスがインターネット上にあります。例えば、出欠確認サービス『調整さん』はこういった場合に集計をとって一覧で表示してくれるので管理するのがとても楽になります。

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招待(送られる側)

他の参加者への「案内」とは違い、送られる方へは別で「招待メール」を用意しましょう。丁寧なしっかりした内容でこれまでの労をねぎらう招待メールを書きたいですね。招待される方の費用については無料なので記載する必要はありません

出欠の確認

送別会の主役が居ないということにもなりかねないので、出欠確認は事前にしっかりと確認しておきましょう。送られる側の人が欠席ということはあまり多くありませんが、やむを得ない事情で参加できない方がいるかもしれません。早めに出欠は確認をしておきましょう。

転勤・異動の場合。送別会案内メールの例文

転勤異動お祝い

メール送信時には▲のところを名前や数字に置き換えてお使いください。

タイトル「▲▲さん、▲▲さん、▲▲さんの送別会のご案内」

▲▲部 各位このたび、総務部の▲▲さん、営業部の▲▲さん、営業部の▲▲さん、が
▲月▲日付で異動されることになりました。総務部 ▲▲さん 大阪工場 管財課へ
営業部 ▲▲さん 神戸支店 営業本部へ
営業部 ▲▲さん 札幌支店 営業本部へつきましては、これまでお世話になったお三人に感謝の意を表わすとともに、
新天地でのご活躍とご健勝を祈る気持ちを込めまして下記のとおり送別会を
開きたいと思います。
皆様、ご多忙のこととは存じ上げますが、万障お繰り合わせの上ぜひご出席下さい。ーーーーーーーーーーーー
場所:▲▲▲▲▲▲
地図・お店の URL:http://▲▲▲
お店の電話番号:▲▲▲▲▲▲
日時:▲月▲日(▲曜日) ▲▲時〜▲▲時
会費: ▲▲▲▲円
内容:
担当者:▲▲▲
出欠確認回答期日:▲月▲日▲時までに担当者▲▲(▲▲@▲▲)まで出欠のご連絡をお願い致します。
ーーーーーーーーー
出欠確認: お名前:【    】 参加:【出席・欠席・保留】
ーーーーーーーーー

【ご自身の署名】

退職の場合。送別会案内メールの例文

女性スーツ

タイトル「▲▲さんの退職送別会についてのご連絡」

▲▲部 各位お疲れ様です。
皆様ご承知のことかと思いますが、私たちと長年苦楽を共にしてまいりました○○さんが、
▲月▲日をもって退職することになりました。
つきましては、下記の通り送別会を開きたいと思いますので、
ご多忙のこととは存じ上げますが、皆様万障お繰り合わせの上ぜひご参集ください。ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー【ここから下は上記の場所や日時の案内を参考にしてください】

定年退職の場合。送別会案内メールの例文

退職握手

タイトル「▲▲部長の定年ご退職をお祝いする送別会のご案内」

▲▲部 各位

皆様、▲▲▲▲部長が定年を迎えられ、
▲月▲日をもちましてご退職されます。

つきましては、晴天部長の長年にわたるご精励ご功績に敬意を表し、
感謝の意を表わすとともに、
第二の人生のスタートにご健勝とご発展をお祈りする気持ちを込めまして、
下記のとおり小宴を開きたいと思います。

皆様万障お繰り合わせの上、是非とも皆様のご参加をお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

【ここから下は上記の場所や日時の案内を参考にしてください】

寿退社(結婚)の場合の送別会での案内メールの例文

拍手ビジネスお祝い

タイトル「▲▲▲▲さんの送別会のご案内」

▲▲部 各位

このたび、▲▲▲▲さんがめでたくご結婚されることになり、
▲月▲日をもちまして退職されることになりました。

つきましては、これまでお世話になった○○さんに感謝の意を表わすとともに、
ご結婚を祝し、末永いお幸せを祈る気持ちを込めまして下記のとおり送別会を
開きたいと思います。

皆様、万障お繰り合わせの上、ぜひご出席下さい。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

【ここから下は上記の場所や日時の案内を参考にしてください】

まとめ

チェックリスト確認項目

送別会の案内メールで必ず伝える7つのこと

  • 誰の送別会か
  • 日時
  • 場所
  • 会費(招待される人は不要)
  • 内容
  • 主催者
  • 出欠確認方法

これらをきちんと盛り込んだシンプルで伝わりやすい送別会の招待メールを出したいですね。メールを出すだけでなく、返信後の出欠確認の集計もお忘れなく!

また、寄せ書きの際に参考になる 寄せ書き文例。退職や異動の際にいつでも使える30選まとめ。 もあるのでぜひぜひこちらも合わせてお読みください!

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