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送別会の進行、順番!司会や幹事は必見!準備しておくべきことまとめ


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こんにちは!

電話

年度末が近づいて、「あ〜もうすぐ送別会の季節だな」っとおもっていたら突然、「なぁ、お前送別会の幹事やってくれ」っと上司に頼まれてしましまった!どうしよう!

送別会の幹事さんは、お店の手配や人数確認などを行う、いわば送別会のリーダーです。

幹事に任命された人は、送別会を楽しい物にするため当日まで、奔走することになります。また、送別会当日もスムーズな進行をして円滑に会が進むようにしなければいけません。

っと言われても、、実際幹事って何をどうしたら良いの?

幹事の経験がなければなおさら悩むでしょう。

  • そこで今回は送別会をするために準備しておく8つのことって?
  • 当日の送別会に幹事がすることは何?
  • 送別会をするときに気をつけたいマナーはある?

っという疑問を徹底的に解説していきます。幹事を任されて悩むあなたの悩みが1つでも解決しますように。

送別会をするにあたって準備しておくべきこと

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送別会をするためにまず必ずきめておかないといけないのは人数・日時・予算です。これが決まらないと何も始まりません。あとはお店にお料理!

ボックス

準備しておく8つのこと
日程を決める
日程は必ず送別会の主役である、見送られる側の人の都合を優先しましょう。主役の人から候補日を3日くらい確保して、一番偉い人や必ず参加して欲しい人の日程を伺い、マッチングしてから調整すればスムーズに決まります。☑人数を決める
人数は日程が決まってから!候補日を参加予定者にお知らせしてOKの人が一番多い日で決定します。参加人数もこれでスムーズに確定するでしょう。☑予算を決める
予算の決め方は普段の飲み会とは違い、見送られる側の人に渡す花束代など経費をしっかり考えて決めましょう。また、上司からのカンパはあるのかなどもチェックが必要です。追加徴収になってしまうとみんなのお祝いする気分が下がってしまうこともあるのでしっかり計算して予算を決めましょう!飲食代の合計+花束・プレゼントなど必要経費の合計=会費総計÷人数☑お店を決める
大事なのは、送られる側の主役が喜んでくれそうなお店を選ぶこと。会社の近くや駅の近そばなど、集まりやすい場所で探すといいでしょう。また、送別会には主役からの挨拶やスピーチがつきもの。お隣のテーブルを邪魔しない&されない個室がオススメです!

お料理を決める
幅広い年齢層が参加する送別会。お料理も飲み会の定番のお料理があるほうが喜ばれます。また、幹事さんにとってはコースメニューや飲み放題があるほうが予算オーバーの心配がないので安心ですね!

乾杯・挨拶をしてもらう人を決める
もっとも大事なことの一つ、送別会で乾杯・挨拶をしてもらう人。一般的には見送られる側の人の上司にあたるひとが送別の挨拶をします。これは当日挨拶をする人も事前に準備があるのでできるだけ早くお願いをしておきましょう。

記念品・花束を渡す人を決める
これも忘れてはいけないことの一つ。花束は頼んでたけど、渡して貰う人を頼むのを忘れてた!なんてならないように事前に頼んでおきましょう。女性社員に頼むのが一般的です。

案内状、招待状を送る。
さて、ここまで決まれば一段落です。送別会の日時と場所、会費が決まったら、早速案内状をみんなに送りましょう。なお、主役の送られる側の人には案内状ではなく【招待状】できれば封書、手渡しで渡しましょう。

もし、余興や万歳三唱などがある場合はそれもしっかりとお願い&準備しておくようにしましょうね。

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さて、これでお店選びや予算のことは完璧です!これで幹事の仕事はおしま〜い!・・・ってこともありません。まだ幹事はしないといけないことありますよ。

実際の送別会の流れ

送別会

幹事は、誰よりも一番最初にお店に行き、送別会の準備をしましょう。

しかし、お店によっては、予約の時間より早めに入るのはNG!というところもあります。何時から入れるのか、事前に確認をしておきましょう。

乾杯まで少し時間がある場合はメニューを先に渡しておいたり、「○時に乾杯しますね〜」っと声掛けをしておくとその後の流れがスムーズにいきます(*^^*)

では、実際の送別会の流れを文例付きでご紹介していきます。

  1. 開会の言葉
    例文皆さまお疲れ様です。
    では今から、○○さんの送別会を始めたいと思います。本日司会進行をさせていただく××と申します。よろしくお願いします。

  2. 乾杯
    例文それでは、乾杯の音頭を□□課長にお願いしたいと思います。皆さまグラスのご用意をお願いします。

  3. 歓談・会食
    例文皆さん、お食事の準備が整いましたのでしばらくご歓談ください。
    ※歓談時間は30分程度時間をとっておくのがいいでしょう。
  4. 送る側からの挨拶
    例文さて、○○さんはこの度×○支店に転勤されることとなりました。そんな○○さんへ、△△さんよりご挨拶をお願いしたいと思います。
    ※見送られる側のお世話になった上司、一番関わりがあった人など
  5. プレゼント、花束贈呈
    例文△△さん、ありがとうございました。続きまして、●●社一同より、○○さんへ記念品と花束を用意しました!☆☆さん、お願いします。

  6. 主役からの一言
    例文○○さん、最後に一言お願いします。
    ※見送られる側の挨拶を促します。
  7. 締めの挨拶
    例文
    最後に締めの挨拶を、◯◯係長お願いいたします!
    ※乾杯の挨拶をお願いした人よりも位の低い人、2番めに偉い人にお願いをします。
  8. 閉会の言葉
    例文これをもちまして、◯◯さんの送別会を終わります。皆さん、本日はご参加ありがとうございました。気をつけてご帰宅ください。
    ※二次会がある場合はここで二次会の案内をしておきましょう。

送別会をするにあたって気をつけたいマナー

スーツ

送別会の時に気をつけておきたいことは挨拶をお願いする人。挨拶をする人にも上司や部下などいろいろな関係があります。ある程度、度のポジションの人がどの挨拶をするかが決まっているので注意してください。

乾杯の挨拶は一番目に地位の高い方に依頼。もし、異動するその人が一番地位の高い人の場合は、その次に地位の高い人にお願いしてください。

締めの挨拶は二番目に地位の高い方に依頼。この2つを守れば、後に問題になるような失敗には繋がらないかと思います。今挙げましたのは、一般的な例です。

ですが、会社ごとに習慣がある場合もあるかと思います。ですので、幹事経験者の方に事前に確認を取り、今までの流れを教えてもらえるようにお願いするのがベストかと思います。

送られる側にとってこの会社で最後の思い出になる送別会。しっかりと事前に準備を整えて素敵な思い出に残るような送別会にしたいものですね。

またプラスワンで、寄せ書きを準備しておくとみんなの温かみが伝わって良いかもしれませんね。 寄せ書き文例。退職や異動の際にいつでも使える30選まとめ。 ぜひぜひこちらも参考にしてみてください!

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