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結婚式二次会での幹事がやること。 準備と段取と当日の流れは?


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新郎新婦から熱い信頼を受けて、任された結婚式の二次会幹事!初めての人はわからないことがあって当然です!今回は、幹事が準備しておくことややってはいけないことなどを書いていきたいなと思います。参考にしてくださいね!

二次会幹事が準備、段取しておくこと。

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幹事の段取については3ヶ月前から1ヶ月ずつに分けて、ポイントを説明します。

3ヶ月前の段取

【どんな二次会にしたいのか決める】

「イベント型」
会場にクラブを選択してDJを呼んだり、マジシャンや芸人、生バンド、室内楽団を依頼するなどして、プロに二次会を盛り上げてもらうタイプです。
「余興・出し物中心の参加型」
おなじみのビンゴゲームや招待客の出し物、新郎新婦のエピソードをクイズ化したり、参加者からのビデオレター上映など、パーティー参加者全員で盛り上げる感じのタイプです。
「ウエディングな催し満載の1.5次会型」
ケーキカットやブーケトス・ビデオの上映など、披露宴の雰囲気を二次会の招待客にも味わってもらう、ミニ・ウエディングタイプです。
「ゆったりコミュニケーション型」
招待客が少人数だったり、久々に会った仲間と心ゆくまでおしゃべりしながら、美味しい食事やお酒とケーキを添えて着座式の食事会のようにするタイプです。
「自由交流型」
立食&歓談が楽しめるおしゃれなパーティで、新郎新婦も招待客も気ままに楽しんでもらうタイプです。

【招待客をリストアップする】

リストアップする際に、確認するのは、

  • 「男女の割合」
  • 「全体人数」
  • 「友人・仕事関係・家族の割合」

・・・・について事前に知っておきましょう。

【予算を決める】

ポイントは、

  • 新郎新婦がすべて賄うのか
  • 会費+補助金で賄うのか
  • 逆算して予想を立てるか

です。最近では、すべて新郎新婦が賄うのは少なくなり、会費と補助金で賄うことが多くなってきました。

【会場の予約】

ポイントは、足を運んでみたくなる話題の店、美味しいと評判の店など候補は多めに用意しておいて、電話や問合せツールを使って、情報を押さえましょう!そして下見をして、良さそうだったら、仮予約しましょう。

下見の際ですが、実際に食事をしてみたり、フロアのスペースを確認したり、設備を確認したり、リザーブ時間などもスタッフに聞いてみるのもいいと思います。

2ヶ月前の段取

【プログラムと必要なアイテムを決める】

「内容について」
パーティ形式に合わせて当日のプログラムを企画していき、定番のゲームならビンゴやジャンケン。二人への質問をクイズにしたり、披露宴で流したビデオの再放映したりなどのアイディアを出し合って盛り上げましょう。
「タイムテーブル」


受付から始まり最後の解散まで、どういった手順で二次会を進めるのか予定表を作りましょう。
表にして書き出してみるとスカスカしている気がして、もっとゲームやイベントをと詰め込みがちになりますので注意が必要です。

ぎっしりに組み過ぎると食事の時間が足りなかったり、歓談時間が削られてしまいます。

【予算補正】

新郎新婦からの補填や親戚からの二次会へのお祝い金など、招待客の会費とは別口の補助金があった場合、二次会は新郎新婦がお客様を招待するパーティな訳ですから、

自分たちに会費が発生しない代わりに企画の段階で補助金を少しでも予算に組み入れておくと幹事さんのモチベーションが違ってくると思います。

【招待状を送る】

ポイントは、

  • 招待状にしっかりと”二次会へのご案内”と書くこと
  • メールなどでの伝達は全員が見れるとは限らないので郵送などを活用するといい

・・・・ということです。

1ヶ月前の段取~当日の段取

【二次会出席者を確認】

この段階で、1度参加者をリストアップして整理しておきましょう。参加者数が予定よりも大幅に下回ってしまった場合には、この時点で企画や予算などの見直しも必要となります。。

【必要なアイテムを準備する】

<プログラム用アイテム>
  • 司会者用の台本
  • ゲームアイテムと景品
<出演アイテム>
  • ウエルカムボード
  • ウエルカムクラッカー
  • 演出の材料
  • 機材 など

・・・・の準備が必要です。細かく言えばまだまだいろいろありますが・・・・・。

当日の流れは?

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簡単に説明しますと「お店へに挨拶」→「受付・会費集め」→「本番運営」→「片づけや三次会へ誘導」となります。

幹事さんは早めに会場に入り、お店のスタッフにあいさつをしましょう。受付では「会費を集める人」「名簿をチェックする人」「席を案内する人」など事前に役割分担しておくといいと思います。

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集めた会費は大金なので、保管には十分注意は必要です。開宴してからはハプニングがあって当然、くらいのつもりでどんと構えてくださいね。

二次会が無事終了しても幹事さんは片づけ、会場スタッフへのあいさつ、精算、さらに三次会への誘導とやることがいっぱいです。

二次会でやってはいけないこと!

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以下のことはNGなので覚えていくといいと思います。

司会を複数選ぶ

恥ずかしいからと言って2人などにするのはやめましょう。司会は必ず1人でやるものです。

おつりを用意しない

途中でおつりが無いとパニックになります。

歓談の時間を作らない

最低10分の歓談は2回作りましょう。大きすぎる景品を用意する…もらって迷惑って思われたらなんだか悲しいですよね・・・。

新郎新婦に不足分を請求する

新郎新婦からねぎらいの寸志をいただけることはありますが、不足分が出たからといって新郎新婦に請求するのはもってのほかです。

幹事は会費は払うの??

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新郎新婦を祝いたい気持ちは同じです。幹事を依頼されたら、まずはお金のことを考えずに、快く引き受けてあげましょう。→「結婚式二次会の幹事への依頼方法とお礼の仕方。 メールでいい?

多くの場合が、会費のことは事前に新郎新婦が伝えてくるはずです。通常は「会費は要らない」と言ってくると思います。その場合は、会費を払う必要はありません!

新郎新婦から特に何も言ってこない場合は、会費を払っておくのが無難だと思います。幹事がたくさんの仕事をしていることを、新郎新婦は知っていますし、二次会後に会費を上回るお礼が届くかもしれませんね。

いかがでしたか?少しは参考になったでしょうか?気持ちよく二次会が終わるように、新郎新婦と協力しながら頑張りましょう!

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